| Entidade: | Setor Protocolos e Arquivos |
| Endereço: | Rua Júlio Veloso |
| Número: | 93 |
| Bairro: | Centro |
| CEP: | 55.880-000 |
| Horário de Atendimento: | 08:00 às 13:00 |
| E-mail: | cm.ferreiros@hotmail.com |
| Website: | http://ferreiros.pe.leg.br |
| Telefone: | (81) 3657-1195 |
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As atribuições do Setor de Protocolo e Arquivos incluem:
Recebimento e Registro de Documentos: Receber e registrar todos os documentos que chegam à instituição, seja por meio físico ou digital, atribuindo-lhes números de protocolo ou identificadores únicos para rastreamento e controle.
Classificação e Distribuição: Classificar os documentos recebidos de acordo com critérios predefinidos, como assunto, tipo, origem ou destinatário, para facilitar sua identificação e distribuição aos setores responsáveis pelo seu tratamento.
Encaminhamento e Controle de Fluxo: Encaminhar os documentos aos setores ou indivíduos competentes para análise, providências ou resposta, acompanhando o fluxo de tramitação e garantindo o cumprimento dos prazos estabelecidos.
Controle de Prazos e Acompanhamento: Monitorar os prazos para resposta ou providências estabelecidos nos documentos recebidos, garantindo seu cumprimento e realizando o devido acompanhamento para evitar atrasos ou pendências.
Arquivamento e Gestão Documental: Organizar e manter atualizado o arquivo físico e/ou digital da instituição, garantindo a sua integridade, segurança e acessibilidade, conforme as normas e procedimentos estabelecidos para gestão documental.
Preservação e Conservação: Assegurar a preservação e conservação dos documentos arquivados, adotando medidas adequadas de armazenamento, manuseio e conservação preventiva para evitar danos ou perdas.
Acesso e Consulta: Facilitar o acesso e consulta aos documentos arquivados por parte dos usuários autorizados, fornecendo as informações solicitadas de forma ágil e precisa, respeitando as normas de sigilo e privacidade aplicáveis.
Descarte e Destinação Final: Gerenciar o descarte de documentos conforme os prazos de guarda estabelecidos na tabela de temporalidade documental, garantindo o cumprimento das normas legais e preservando os documentos de valor histórico ou permanente.
Treinamento e Orientação: Promover o treinamento e a orientação dos servidores envolvidos na gestão documental, conscientizando-os sobre a importância da organização e preservação dos documentos e fornecendo as orientações necessárias para o seu correto manuseio.
